隐私通知

阅读威尼斯在线注册如何处理关于您的信息(称为个人数据)，并了解您的权利.

本公告概述大学处理个人资料的工作，并涵盖以下内容:

概述

威尼斯在线注册在英国信息专员办公室(ICO)注册为数据控制机构。. 威尼斯在线注册的注册编号是Z6428144.

你可以参考大学的 数据保护政策 有关威尼斯在线注册以符合相关数据保护立法的方式处理个人数据的承诺的更多信息. 这包括《威尼斯在线注册》, 英国通用数据保护条例(“英国GDPR”)(由2018年数据保护法实施), 以及欧盟通用数据保护条例2016/679.

威尼斯在线注册的数据保护官员是Alexandra Elliott, 信息管理和合规主管. 如果您对您的个人资料及其处理方式有任何疑问, 你可致电联络资料保护主任 dpo@topstoreyapps.com.

处理您的个人资料的基础

根据皇家宪章，大学的宗旨是透过教学和研究，促进学习和知识，造福社会各界’.

大学对个人资料的处理主要是基于必要的 为公众利益而执行的任务(“公共任务”)，与威尼斯在线注册的教学和研究活动有关.

We also process personal data to provide administrative and support services to our 学生 and staff; to support alumni relations and fundraising; to promote the University and recruit 学生; to maintain our records, 账户, and commercial activities; and to manage the overall running of the University and maintenance of its campus, 包括监测和评价其绩效和有效性.

此外，威尼斯在线注册处理个人数据是因为这是必要的 合同的履行，或在订立合约前应个人要求采取措施. 例如, 这可能包括在他们注册成为学生之前与他们进行互动, 作为录取过程的一部分, 或者是员工的招聘和雇佣. 

威尼斯在线注册也可能需要处理个人资料，以符合威尼斯在线注册的 法律义务. 这可以包括遵从性和监管义务, 移民义务和保障要求, 或协助警方或其他当局进行调查. 威尼斯在线注册亦可能会为以下目的处理个人资料, 或与…有关, 法律程序(包括可能的法律程序), 以获得法律意见, 或为建立的目的而有必要时, 行使或捍卫合法权利的.

在某些情况下，威尼斯在线注册处理个人数据是因为威尼斯在线注册或第三方的数据是必要的 合法利益或者在威尼斯在线注册有具体的 同意 这样做. 最后, 在有限的情况下, 在有必要保护个人数据的情况下，威尼斯在线注册也可以处理个人数据 切身利益 (i.e. 生死攸关的事情).

特殊类别的数据

个人资料可能包括 “特殊类别的数据” 正如数据保护立法中所述, 比如个人的种族或民族出身信息, 宗教信仰, 性取向, 以及身心健康. 

当威尼斯在线注册处理特殊类别数据时, 威尼斯在线注册必须满足数据保护立法中的一个条件(英国GDPR第9条). 通常, 这将在得到个人明确同意的情况下进行，但威尼斯在线注册处理特殊类别数据的其他情况包括: 

  • 履行威尼斯在线注册的就业义务，例如健康和安全要求;
  • 用于健康或社会照顾目的，例如职业健康;
  • 出于公众对公共卫生领域的兴趣.g. Covid-19报告;
  • 出于重大公共利益的原因，例如确保机会或待遇平等, 或者保护公众不受欺诈;
  • For research purposes, where such research is in the public interest; and
  • 管理法律申索及诉讼程序.

有关大学处理特殊类别数据的方式和原因的信息, 以及犯罪定罪数据, 威尼斯在线注册如何保护这些数据可以在威尼斯在线注册的 数据保护页面 在威尼斯在线注册的 适当的政策文件.

有关处理这类个人资料的进一步资料，载于 图标的网站.

威尼斯在线注册收集关于您的个人数据以及威尼斯在线注册如何使用这些数据

根据你与大学的互动情况，威尼斯在线注册会以不同的方式收集你的资料，个人资料的处理目的如下所述.

网站访客及查询

威尼斯在线注册会透过使用网上表格，以及透过电邮向浏览大学网站的访客提出查询，收集他们的个人资料. 威尼斯在线注册会收集您在本网站进行的交易的资料，包括所使用支付卡的详情. 此外，威尼斯在线注册会自动收集有关您访问威尼斯在线注册网站的信息. 有关" 饼干 "的进一步资料载列如下. 

威尼斯在线注册可能会处理透过本网站或大学使用的其他电子网络收集的个人资料, 为了广告的目的, 市场营销, 公共关系及一般谘询服务, 如: 

  • 确定大学服务的受助人及管理宣传活动;
  • 为大学及其服务作广告及推广，包括以直接市场推广的方式;
  • 就大学的服务刊登广告及向市民提供一般意见;
  • 透过第三者产品及服务(例如.g. 金融支持;
  • 为大学及其他机构筹款(不包括透过校友筹款).

潜在申请者，申请人，学生和校友

威尼斯在线注册向正在查询入学流程和/或考虑提交大学学习申请的个人收集个人资料. 威尼斯在线注册通过UCAS系统和威尼斯在线注册自己的申请系统收集学生的个人数据. 你随后是否应该注册成为该大学的学生, 将为您创建一个学生记录.

这些数据来自未来的学生, 学生, 及/或大学的校友作以下用途:

账户和记录

  • 管理学生账户和付款;
  • 收取学生费用;
  • 保存一个中心学生记录;
  • 使威尼斯在线注册能够履行法定的报告义务.

教育

  • 与申请程序有关的行政工作.g. 接收及处理申请表格, 与大学入学申请办事处和代理机构保持联系, 评估成绩和申请，以确定录取通知书, 并提供有关录取的统计数字;
  • 提供教育和培训所需的行政管理(例如登记和时间表);
  • 提供教育和培训，例如课程和考试的计划和控制, 和调试, 审核和制作教育材料;
  • 联络在申请或注册时已提供残疾资料的人士，通知学生支援组登记，以便安排合理的调整;
  • 考虑特殊情况下的索赔要求并进行合理调整;
  • 处理学生奖励和奖学金事宜;
  • 评估和考试成绩的计算和公布;
  • 执行学生纪律、学生投诉和学术不端行为处理;
  • 管理学术申诉程序;
  • 有关访问生、交换生及海外留学计划的行政事宜;
  • 讲座视频录制, 讲座及其他教学活动, 并支持在线教学, 符合大学的标准 教学活动记录政策;
  • 提供推荐信和成绩单;
  • 与学生签证和UKVI义务相关的管理;
  • 考勤和工作监督，符合威尼斯在线注册的 公布的政策.

学生体验服务

  • 为住在大学管理宿舍的学生分配房屋及提供校园及宿舍支援;
  • 赠款和贷款的管理.g. 学生贷款和入学贷款;
  • 管理和提供图书馆服务，包括会员记录, 贷款/雇佣记录, 信息和数据库管理;
  • 票务签发/订位服务及赛事运作;
  • 管理和提供学生证;
  • 管理及提供福利及支援服务*;
  • 管理和提供职业指导;
  • 为履行威尼斯在线注册扩大参与和机会的承诺而开展的活动;
  • 管理及提供电脑及资讯科技设施;
  • 管理及提供学生会服务;
  • 要求在校生提供证明文件，以协助准学生完成申请及办理入学手续.

*如有需要，提供福利及支援服务有时会涉及特别类别的资料, 威尼斯在线注册将征求您的同意，并提供更多信息. 

校友关系

  • 促进大学与校友的关系;
  • 校友参与的与大学有关的筹款活动;
  • 校友活动和聚会的广告和宣传;
  • 分发大学邮件.g. 校友杂志、通讯、年度报告和信息转发(不披露数据);
  • 推广从第三方向校友提供的福利和服务;
  • 诱发非金融支持, 比如职业建议, 对学生进行管理，协助招生;
  • 为他人做广告、市场营销和公共关系.

有关威尼斯在线注册如何使用个人资料作为校友关系的一部分的详细信息, 看到威尼斯在线注册的 校友服务私隐通知.

您的个人数据可能用于向您发送威尼斯在线注册认为您可能感兴趣的产品或服务的详细信息, 但威尼斯在线注册只会根据您在提供个人数据时提交的偏好与您联系. 如果您想更改这些首选项(e.g. 在任何时候，选择不接收某些通信或更改用于联系的渠道)，您可以: 

  • 使用你从威尼斯在线注册的校友团队收到的最后一封邮件底部的链接;
  • 如果你是在读学生，使用Study/Sussex Direct更新你的偏好;
  • email alumni@topstoreyapps.com.

聘用申请人及职员

威尼斯在线注册通过就业申请和招聘过程收集个人数据, 当你作为大学雇员签订合同时. 您的数据的使用方式概述如下: 

就业应用程序

  • 甄选过程，包括筛选候选人和面试;
  • 平等和多样性监测;
  • 与面谈程序有关的处理费用;
  • 入职前健康检查.

工作人员

  • 工资管理和HMRC合规;
  • 管理雇员养恤金计划;
  • 提供职业保健服务，包括养恤金服务;
  • 缺勤记录的管理;
  • 核查工作资格/工作权;
  • 管理灵活的工作安排和远程工作;
  • 提供通往安全建筑物和停车设施的通道;
  • 确保遵守大学的平等及多元化政策;
  • 检讨工作表现，促进晋升及奖励;
  • 处理员工的投诉及纪律程序;
  • 处理费用，管理公司支出账目;
  • 使威尼斯在线注册能够履行法定的报告义务.

 基本的个人信息可以通过Sussex Direct和MyView维护，和/或通过联系您的 人力资源代表.

研究

研究是大学公共工作的一部分，威尼斯在线注册的研究活动经常涉及处理个人资料, 包括特殊类别数据. 更多的信息可以在下面和威尼斯在线注册的 研究政策.

威尼斯在线注册的研究活动收集了一系列个人资料. 这可能包括一个人的详细信息，如他们的名字, 家庭信息和工作细节, 感情:一个人的思想或感情, 或者他们对特定研究领域的观点或意见. 数据的收集方式多种多样, 比如通过问卷调查, 访谈和焦点小组, 也来自个人自身或他人.

威尼斯在线注册可能从第三方或从网站提取数据(称为数据抓取)收集数据. 第三方可能包括商业或私人组织, 或公共和政府机构，如NHS, 英国税务海关总署或教育部. 例如, 威尼斯在线注册可要求教育署提供与学生有关的个人资料, 学生和劳动力数据集，如全国学生数据库和学校劳动力普查. 这可能包括姓名和地址等数据, 学校的细节, 学习者记录, 小学生的特殊教育需要, 教师工资信息和种族、残疾等特殊类别数据.

威尼斯在线注册只收集研究目的所需的个人资料，并且只以能够识别个人身份的方式保存这些资料, 需要多久就多久.

研究参与者

如果威尼斯在线注册的研究涉及人类参与者，那么该研究将接受伦理审查程序. 这确保所有的道德问题都得到了考虑，个人数据的处理是适当的. 研究参与者会得到一份与他们参与的特定研究相关的信息表, 其中包括关于收藏的信息, 使用, 并保留他们的个人资料.

研究和健康研究中的特殊类别数据

威尼斯在线注册的研究可能包括 特殊类别的数据 例如种族、政治或宗教观点、基因数据和健康数据. 当威尼斯在线注册处理特殊类别数据时, 威尼斯在线注册必须满足数据保护立法中的一个条件(英国GDPR第9条). 

威尼斯在线注册在研究活动中使用特殊类别数据的依据是:为了公众利益的存档目的，必须进行处理, 科学或历史研究目的或统计目的(英国GDPR第9(2)(j)条).

作为一所大学，威尼斯在线注册使用个人数据进行研究，以改善健康, 保健和服务, 当威尼斯在线注册使用同意参与研究的人的个人数据时，威尼斯在线注册确保这符合公众利益. 这意味着当你同意参加一项研究时, 威尼斯在线注册将使用您的数据在需要的方式进行和分析研究. 你的一些权利, 比如从研究项目中删除你的数据, 可能有限, 因为威尼斯在线注册需要以特定的方式管理您的数据，以便研究是可靠和准确的. 如果您退出本次研究，威尼斯在线注册将保留威尼斯在线注册已经获得的关于您的信息. 为保障您的权利，威尼斯在线注册会尽量使用最少的个人资料.

卫生和护理研究应该服务于公众利益, 这意味着威尼斯在线注册必须证明威尼斯在线注册的研究服务于整个社会的利益. 威尼斯在线注册通过遵循 联合王国保健和社会护理研究政策框架.

摄影、视频和视频会议

大学的摄影师和通讯部门的同事, 市场推广部定期在校园内拍摄图片和视频，用于威尼斯在线注册的沟通和在大学网站上进行宣传, 社会媒体渠道, 和/或印刷材料, 其中一些可能包括个人. 在个人身份清楚的情况下，将征得同意.

该大学还记录了一些活动的视频片段, 比如威尼斯在线注册的毕业典礼, 目的是通过其网站向那些无法参加的人提供这些信息. 威尼斯在线注册将在活动现场张贴通知，并为那些不愿意出现在任何镜头中的人提供信息.

使视频会议和会议能够在更加灵活和远程工作的情况下进行, 大学建议使用多项经批准的技术解决方案(即.g. Microsoft Teams、Skype和Zoom)，它们都有录音功能. 哪些地方需要记录会议, 如有需要，威尼斯在线注册会在取得有关人士同意的情况下处理个人资料.

闭路电视和穿戴式视频设备

大学透过监察系统处理个人资料, 例如闭路电视和随身视频设备, 监察及收集录像及录音资料，为学生提供安全的环境, 员工及访客进入校园及为安全之目的.

Such personal data may be 使用d for the prevention and detection of crime; for evidential purposes to support criminal, 民事及内部程序, including disciplinary investigations against staff and 学生; for assisting in traffic management and parking enforcement; and to assist in Health and Safety requirements and other legal or regulatory compliance obligations.

保留个人资料

大学只会在处理个人资料的目的所需要的时间内保存你的个人资料.

个人资料的处理和储存与大学的规定一致 记录管理政策和相关的主记录保留计划，订明大学应保存不同类别的个人资料的期限.  

个人资料的披露及转移

威尼斯在线注册只会在法律要求的情况下向第三方披露您的个人资料, 威尼斯在线注册在哪里得到了你的明确同意, 或在有必要且已就数据共享作出适当安排的情况下. 例如，威尼斯在线注册可能向以下机构披露个人资料:

  • 与威尼斯在线注册合作的公司或供应商;
  • 有关政府部门及机构，例如学生事务处, UKVI/内政部(与签证和移民有关), HMRC, 地方当局(为了市政税和选举登记的目的)或警察(e.g. 为防止及侦破罪行及/或检控及逮捕罪犯之目的);
  • 资助机构，如学生贷款公司或赞助商;
  • 与确认资格有关的专业及规管机构, 职业操守与课程认可;
  • 法定代表人;
  • 内部和外部审计师;
  • 大学的保险公司(e.g. 处理个人申索时).

威尼斯在线注册亦须将个人资料送交高等教育统计局(HESA). HESA收集高等教育系职员、学生和离校学生的个人资料. 有关HESA将如何处理你的个人资料的详情，请参阅有关的 颅脑通知.

大学会不时地将个人资料转移到英国境外. 个人数据只会发送到拥有同等数据保护保障措施的国家，或威尼斯在线注册有适当保障数据的安排的国家. 牛津大学确保与英国以外的签约服务供应商和国际合作机构签订了有关数据共享的适当协议. 

你的权利包括获取信息和改正

根据资料保护法例，你享有多项权利:

  • 信息 -收集你的个人资料, 您有权获得有关收集和使用您个人数据的各种信息. 这包括处理该个人数据的目的和保留期的详细信息, 它将与谁分享;
  • 信息 -你的资料并非由你提供, 您对上述信息有同样的权利, 以及由谁收集哪些个人数据的详细信息;
  • 访问 -你有权确认威尼斯在线注册是否正在处理你的个人资料，并获得你的资料副本. 这被称为主体访问请求;
  • 整改 -你有权更正有关你的任何不准确的个人资料;
  • 擦除 -你有权在某些情况下被遗忘，我.e. 删除你的数据;
  • 限制 -你有权以某些方式限制处理你的个人资料;
  • 哪里有整改要求, 删除或限制数据处理, 威尼斯在线注册会让所有收到数据的人知道, 在可能的情况下. 你有权知道收件人是谁;
  • 数据可移植性 -你有权以结构化的方式接收你的个人资料, 常用和机器可读的格式, 并将您的数据传输到另一个控制器;
  • 反对 -你有权反对威尼斯在线注册处理你的个人资料, 如直销;
  • 决策 -你有权不受完全基于自动处理的决定的影响, including profiling; and
  • 撤军的同意 -你的同意是威尼斯在线注册处理的法律依据, 你有权撤回你的同意.

并非所有的权利都适用于所有的情况. 欲了解更多信息，请参阅威尼斯在线注册的 数据保护页面 有关指导，包括如何提交主题访问请求，或与 数据保护官员. 有关你的权利的进一步资料，亦可浏览 图标的网站.

如果你有顾虑，你有权向ICO投诉你的个人数据处理方式. 如何向ICO报告关注事项的信息 在他们的网站上提供吗.

饼干

饼干是放置在你电脑上的文件，用来收集标准的互联网日志信息和访客行为信息. 这有助于威尼斯在线注册理解访客的行为, 记住您的偏好，并改善用户体验.

有关cookie的进一步信息，您可以访问 know饼干.com 以及有关大学如何使用饼干的详情，请参阅 Cookie信息网页.

其他网站

威尼斯在线注册的网站可能包含到其他网站的链接，这些网站不在威尼斯在线注册的控制范围内，也不在本隐私通知的范围内. 威尼斯在线注册的通知只适用于威尼斯在线注册的网站，所以当你链接到其他网站时, 你应该读读他们的隐私政策.

对威尼斯在线注册隐私通知的更改

威尼斯在线注册定期审查威尼斯在线注册的隐私通知，该通知最后一次更新是在2021年7月16日.

如何与威尼斯在线注册联系

如果您对威尼斯在线注册的隐私通知或威尼斯在线注册持有的关于您的个人数据有任何疑问, 你可透过电邮联络大学的资料保障主任 dpo@topstoreyapps.com 或者你可以写信给亚历山德拉·埃利奥特, 数据保护官员, 威尼斯在线注册, 威尼斯在线注册的房子, 研究法, 威尼斯在线注册 BN1 9猕.